Decizia de a gazdui un eveniment virtual pare adesea o miscare naturala pentru companiile care organizeaza deja evenimente traditionale. Daca doresti sa atragi participanti, trebuie sa faci in asa fel incat intalnirea sa fie relevanta pentru ei si, in acelasi timp, sa o transformi intr-un atú valoros pentru afacerea ta. Pentru acest lucru e bine sa urmezi cativa pasi.
1. Adauga un context puternic evenimentului virtual
Este relativ usor sa aduni cativa prezentatori, sa ii programezi peste cateva zile pentru un webinar si sa numesti aceasta actiune o conferinta virtuala.
Daca doresti sa oferi impact real atunci cand organizezi un eveniment virtual, trebuie sa depui efort pentru a rezulta o experienta memorabila. Cu alte cuvinte, sa scoti in evidenta valoarea continutului in aceeasi masura in care o expozitie este valorificata intr-un muzeu.
Pentru a introduce si a sustine o tema – si pentru a evidentia conexiunile dintre programul evenimentului si aceasta tema – puteti gazdui o sesiune introductiva la deschidere si o sesiune de sinteza la incheierea fiecarei zi de conferinta.
Sesiunile introductive – cu o durata de 30 de minute – sunt folosite pentru a evidentia una din ideile majore ale conferintei.
Sesiunile de sinteza – tot cu o durata de 30 de minute fiecare – provoaca participantii sa reflecteze la ceea ce au experimentat.
2. Sa fie usor de marketat pentru ceilalti
Cei mai buni promotori pentru un eveniment virtual sunt persoanele care au o miza. Prezentatorii, sponsorii, expozantii si participantii sunt doar cateva exemple.
3. Construieste un mediu social semnificativ
O critica adusa evenimentelor virtuale este imposibilitatea de a reusi sa obtii acelasi nivel de networking. Desi anumite contexte traditionale nu pot fi recreate in mediul digital, nivelul si calitatea interactiunii pe care le puteti crea online pot fi ridicate cu putin efort.
Noi am folosit Zoom ca platforma pentru livrarea sesiunilor online. Am activat functia de chat in sesiunea de Q&A pe perioada evenimentului si am avut parte de multe interventii. Pentru a ajuta la stimularea acestor interventii, ne-am asigurat ca suntem pregatiti sa punem si sa primim intrebari relevante si provocatoare.
Discutiile pot continua si dupa sesiuni. Am vazut evenimente care au folosit grupuri private pe Facebook sau Linkedin cu mult succes.
Retineti ca socializarea nu se intampla de la sine – cel putin nu initial. Va trebui sa le reamintiti oamenilor sa participe la discutii si sa foloseasca functia de chat. Noi am trimis un e-mail saptamanal in care am evidentiat cele mai active discutii. Rezultatul: am primit sute de postari pe zeci de subiecte.
4. Utilizati cel putin un video live
Datorita platformelor precum Zoom, streaming-ul video ca parte a unui eveniment virtual a devenit mult mai usor si mai putin riscant.
Noi folosim video-ul cel putin cateva minute la inceputul tuturor sesiunilor pentru a introduce vorbitorii.
De asemenea, am folosit content video in sesiunile introductive si in cele de sinteza. In ambele cazuri, scopul a fost de clarificare a faptului ca, in timp ce mediul pentru prezentari este unul „virtual”, acesta este plin de oameni reali.
5. Puneti accentul pe informarea participantilor
Asigurati-va ca oferiti link-uri catre informatiile cheie in portiunile vizibile ale platformei. Puteti trimite si e-mailuri participantilor pentru a va asigura ca stiu programul evenimentului virtual.
De asemenea, puteti avea o adresa de e-mail pentru suport, dar si numere de telefon in partea de jos a paginii.
6. Pregatiti-va prezentatorii pentru succes
Chiar daca alegeti cei mai bun prezentatori, este bine sa discutati fiecare detaliu in parte. Prin urmare, asigurati-va – prin e-mail si telefoane – ca au o buna intelegere a asteptarilor. De asemenea, puteti programa doua sau chiar mai multe convorbiri telefonice in saptamana dinaintea conferintei. Astfel, puteti discuta despre modul in care prezentatorul planuieste sa conduca discutia pe parcursul unui eveniment virtual.
Puteti programa si o sesiune de repetitii pentru fiecare moment al evenimentului. Veti avea posibilitatea de a parcurge o mare parte a programului impreuna si de a oferi feedback.
7. Profitati de mediu
Nu treceti cu vederea plusurile pe care le poate oferi utilizarea mediului online.
Puteti pregati un eveniment virtual care sa se desfasoare pe o luna intreaga, cu durata sesiunilor mai scurte, de o ora pe saptamana. Aceasta varianta are cateva avantaje destul de bune, precum:
- In cazul unor evenimente L&D, participantii au posibilitatea de a digera si aplica ce au invatat;
- Iti ofera mai mult timp pentru a interactiona cu participantii intr-un mod semnificativ;
- Iti ofera spatiu pentru planificare si te ajuta sa ajustezi contentul pe parcursul evenimentului;
- Sansele ca participantii sa foloseasca forumurile pentru discutii cresc.
8. Nu uitati sa trimiteti remindere
Unul din marile avantaje al unui eveniment traditional este ca participantii sunt in esenta „captivi”. Da, pot sari peste anumite parti, dar faptul ca sunt prezenti fizic cresc foarte mult sansele de participare activa.
Evident, nu este cazul evenimentelor online. Mai ales daca le oferim posibilitatea inregistrarii sesiunilor. Acest lucru va face posibila scuza „il voi urmari mai tarziu”.
Una dintre cele mai eficiente metode este de a trimite remindere in mod constant. Acestea pot include email-uri sau anunturi pe chat-ul pentru discutii.
Pana la urma, participantii s-au inscris la eveniment si – mai ales daca au platit o taxa de inregistrare – probabil vor sa beneficieze de experienta oferita in cadrul evenimentului. Mai bine sa va spuna cineva ca ati comunicat prea mult decat ca a ratat anumite parti ale experientei pentru ca a uitat de ele.
Un sfat bonus: fa-ti timp pentru tot ce am mentionat mai sus.
Din experienta noastra, evenimentele online sunt semnificativ mai putin riscante si consuma mai putin timp decat multe dintre alternative. Acest lucru nu inseamna insa ca sunt mai usoare.
Tot ce am descris mai sus este realizabil. Totusi, este nevoie de planificare in avans pentru ca totul sa fie aliniat. Noi incepem chiar cu patru luni in cazul unui eveniment virtual mare. Mult succes!
