fbpx

Cum sa gestionezi o echipa hibrid

Cum sa gestionezi o echipa hibrid

In timp ce multe companii traverseaza intoarcerea la birou intr-o forma sau alta, managerii isi pun problema cum sa gestioneze o echipa hibrid, in care angajatii se confrunta cu situatii foarte diferite.

Unii dintre ei au nevoie de ajutor pentru cresterea copilului acasa. Altii poate gestioneaza singuri scoala online. Unii pot avea probleme de sanatate care sa ii impiedice sa se intoarca fizic la birou, in timp ce altii sunt dornici si entuziasmati sa iasa din casa si sa revina in mijlocul echipei.

Sa fii lider in acest context e cu siguranta o provocare. Cum este cel mai bine sa gestionati o echipa hibrid in aceste circumstante diverse, in asa fel incat sa ii tratati pe toti corect? Ce protocoale sunt necesare pentru a va asigura ca angajatii de la birou sunt sincronizati cu cei de acasa? Cum ramaneti flexibili, avand in vedere ca planurile se pot schimba in orice moment? Si cum va ajutati angajatii sa isi gestioneze nivelul de stres in perioada de tranzitie?

 

Afla ce spun expertii

 

„A avea o echipa hibrid in care unii angajati sunt relocati la birouri, in timp ce altii lucreaza de la distanta, nu este o situatie simpla pentru manageri”, spune Liane Davey, co-fondatoare a 3COze Inc si autoarea cartii „You First: Inspire Your Team to Grow up, Get Along and Get Stuff Done.”

Anumite provocari s-ar putea sa va fie familiare. Spre exemplu, ar putea exista o tendinta „noi versus ei” printre colegi. Aceasta poate fi similara „fenomenului de a avea un sediu central si un birou satelit”, mai zice Liane Davey. Exista riscul aceluiasi tip de comunicare si implicare, precum si aceleiasi probleme de coordonare care sunt des intalnite in echipele distribuite diferit geografic.

Alte provocari sunt noi, conform Linda Hill, profesor la Harvard Business School si co-autoarea cartii „Being the Boss: The 3 Imperatives for Becoming a Great Leader.” De exemplu, lucrul sub umbra unei pandemii globale adauga un alt strat de stres si complexitate. De aceea, este esential sa conduci echipa cu compasiune in aceste timpuri. Hill sugereaza sa incepeti prin a va intreba: care este experienta pe care angajatii mei o au la locul de munca? Cum ii pot motiva sa faca lucrurile la un nivel cat mai inalt? Iata cateva sfaturi:

 

1. Ofera suport

 

Primul lucru: principalul scop al unui manager, fie ca este pandemie sau nu, este de a-si sprijini angajatii. “Este atat de multa nevoie de ajutor. In mijlocul unei crize globale de sanatate, a incertitudinii economice si a tulburarilor sociale continue. “

Angajatii sunt supusi unui stres imens”, iar unii dintre ei „pot fi in stare de soc”, spune Davey. Iti revine obligatia sa intinzi o mana de ajutor. Poarta conversatii cu colegii de la birou. Solicita apeluri video individuale cu angajatii care lucreaza de la distanta. Intreaba-i despre circumstantele lor, afla mai multe despre ceea ce ii ingrijoreaza. Este posibil sa fi facut acest lucru la inceputul pandemiei, dar continuati sa faceti acest lucru, deoarece este posibil ca situatia sa se fi schimbat.

Este posibil ca unele persoane sa se simta anxioase sau suparate de faptul ca li se cere sa se intoarca la birou. Unii ar putea sa simta ca lucratul de acasa ii dezavantajeaza profesional. „Permiteti oamenilor sa recunoasca cum se simt si dati-le spatiu pentru a se deschide cu privire la anxietatile lor”, spune Hill.

Ascultati si oferiti consiliere. Demonstrati ca sunteti hotarati sa faceti lucrurile sa functioneze pentru toata lumea din echipa. „Oamenii vor sa se simta in siguranta si sa fie ingrijiti”, continua Hill.

 

2. Creati si setati asteptari

 

Pasul urmator este sa discutati cu echipa voastra despre noile practici si protocoale.
„Luati in considerare aceasta oportunitate de a sublinia aspectele culturii organizationale pe care doriti sa le pastrati si sa vorbiti despre cele care trebuie adaptate”, spune Hill. „Purtati o discutie explicita despre cum si cand veti comunica, cine are acces la ce informatii, cine trebuie sa fie in ce intalniri si cine trebuie sa participe la ce decizii”.

Este important sa ajungeti la un acord cu privire la normele de comunicare:

    • Ar trebui ca oamenii sa includa intotdeauna intreaga echipa?
    • Destinatarii iau la cunostinta fiecare mesaj?
    • Stabiliti clar cand sa utilizati ce canal de comunicare – e-mail, zoom, whatsapp, telefon etc.

Discutati si despre modul in care angajatii intentioneaza sa-si structureze programul de lucru. „Sfarsitul zilei devine nebulos”, mai precizeaza Hill. Este posibil ca oamenii din afara biroului sa doreasca flexibilitatea si libertatea de a-si relua orele, in timp ce oamenii din birou ar putea dori mai multa structura. Uneori vor fi necesare anumite compromisuri.

Obiectivul vostru este sa construiti si sa puneti in aplicare o noua cultura, afland care este cel mai bun mod de a lucra in acest mediu.

 

3. Prioritizati avand flexibilitatea in minte

 

Singura certitudine este ca viitorul e imprevizibil. Scolile s-ar putea inchide – sau poate nu se vor mai deschide niciodata. Masurile luate pentru sanatate s-ar putea schimba. Anumite orase ar putea fi obligate sa se inchida. Cel mai bun mod de a va pregati este sa stabiliti niste prioritati clare, astfel incat toata echipa sa stie ce este cel mai important.

Davey sugereaza sa organizati o intalnire in fiecare zi de luni. Acordati prioritate celui mai important obiectiv din saptamana respectiva. In plus, ar trebui sa discutati despre rezultatele care ar fi „placute daca angajatii au timp discretionar”. Concentrarea pe cel mai important obiectiv creeaza flexibilitate in sistem. Sa zicem ca un parinte care lucreaza are nevoie de timp liber, deoarece scoala copilului se inchide. La modul ideal, un alt coleg ar putea sa preia sarcina de a realiza obiectivul saptamanal.

 

4. Scoateti in evidenta incluziunea

 

Construirea unui loc de munca echitabil este mai complicat atunci cand conduceti o echipa hibrid. Exista o tendinta de proximitate care duce la presupunerea incorecta ca oamenii care se afla la birou sunt mai productivi decat cei care nu sunt. Ca lider, trebuie sa aplicati practici care sa contracareze acesta tendinta.

Davey sugereaza stabilirea regulii de baza ca intalnirile de echipa sa aiba loc pe Zoom, chiar daca unele persoane pot fi in acelasi timp in birou. „Atunci cand fetele tuturor apar pe acelasi ecran, se egalizeaza lucrurile” spune ea. Mai mult, intalnirile hibride sunt nedrepte pentru cei care nu se afla fizic in spatiu. „Este greu sa asculti cand nu esti acolo. Inevitabil, in camera exista o conversatie laterala si cineva mereu lucreaza cu niste hartii”.

Atentie la membrii echipei din birou care vorbesc despre munca intr-un mod care exclude din greseala colegii care lucreaza de la distanta. Este bine sa va asigurati ca toata lumea din echipa are ocazia sa contribuie cu adevarat la conversatie. Spuneti ceva simplu, precum „Hai sa o sunam pe Ana si sa discutam despre asta”.

 

5. Militati pentru echitate

 

Un alt risc intr-un mediu de lucru cu o echipa hibrid este acela de a va aduce in prim plan propriul bagaj si propriile prejudecati cu privire la anumiti angajati.

Cu alte cuvinte, exista riscul sa continuati sa-i priviti pe angajatii-vedeta cu mare respect si sa-i vedeti in continuare negativ pe cei pe care ii considerati mai putin valorosi. Este probabil vorba de natura umana, dar acest lucru nu face ca atitudinea sa fie corecta.

Primul pas este sa fii atent. Sunteti inclinat sa oferiti incredere suprema angajatului pe care il considerati grozav? Sau sa subestimati nevoile angajatului care va enerveaza? Intrebati-va: exista oameni din aceasta echipa hibrid carora nu le-am oferit atitudinea corecta? Cum ar arata daca as face-o?

Apoi, fiti atenti la modul in care va impartiti ziua. Cu cine va petreceti cel mai mult timpul? Sunt oameni care sunt in birou cu voi? In cele din urma, faceti un efort pentru a schimba putin lucrurile. Ganditi-va la modalitati prin care puteti oferi sanse egale fiecarui membru al echipei. Asigurati-va, de asemenea, ca sunteti obiectivi atunci cand evaluati performanta.

 

6. Aveti grija la semnele de epuizare (burnout)

 

Este esential ca, pe parcursul acestor tranzitii, sa acordati o atentie deosebita nivelului de stres. Multi oameni sunt iritati si epuizati – inclusiv voi.

Observati daca cineva se comporta diferit. Daca cineva care era vorbaret si deschis este acum docil sau daca cineva care era calm este acum mai agitat, puteti considera ca fiind un semn de epuizare (burnout).

Luati imediat masuri pentru a va ajuta angajatii. Spre exemplu, daca un membru al echipei spune ca este epuizat, ajutati-l sa prioritizeze munca pe care o are. Este posibil sa aiba 7 obiective de realizat, dar, dintre acestea, doar doua sa conteze cu adevarat. Daca cineva se afla intr-o perioada mai grea, ajuta-l sa treaca peste in fiecare zi.

„Concentrarea si conexiunea sunt antidotul epuizarii (burnout)”, precizeaza Davey.

 

7. Nu uitati de distractie

 

Merita, de asemenea, sa ne gandim la cum putem sa avem cateva momente de distractie pe parcursul zilei de munca.

Multi dintre noi duc dorul rasetelor si lipsa de griji a vietii noastre pre-pandemice. Sugeram sa organizati o „camera de Zoom informala” in fiecare zi in jurul pranzului. Astfel, oamenii pot discuta liber, asa cum o faceau in pauza de pranz la birou.

Gasiti momente cand nu aveti o agenda setata. Oamenii pot discuta despre cartile pe care le citesc, despre copii lor sau despre noile obsesii de pe Netflix. Asigurati-va ca aceste momente sunt deschise pentru toti membrii echipei, indiferent de locul in care lucreaza.

Puteti incerca chiar si pranzuri tematice, in care colegii sa poarte esarfe haioase sau sa faca diferite tipuri de mancare (sau chiar sa comande mancare). Distrati-va! Nu trebuie sa fie totul intotdeauna serios. Scopul este de a face oamenii sa se simta conectati si de a crea un sentiment de comunitate.

Activitatile de team engagement ar trebui sa se regaseasca pe agenda oricarui manager care isi doreste o echipa hibrid sudata, performanta si adaptata noilor conditii de munca.

echipa hibrid

 

De ce trebuie sa tineti mereu cont

 

In cele din urma, nu va asteptati sa fie usor. Vor aparea multe provocari pe drum. Fiti modesti. Si rabdatori.

Vorbim de un nou mod de a fi prezenti, de a fi agili si de a ne adapta. Dar uitati-va la partea plina a paharului, aceasta criza va obliga sa dezvoltati noi abilitati si sa implementati practici care va vor aseza intr-un loc foarte bun pentru restul carierei.

 

Principii de retinut atunci cand lucrati cu o echipa hibrid:

 

Asa DA:

    • Stabiliti prioritati si obiective clare, astfel incat toata lumea din echipa sa se concentreze pe ceea ce este mai important;
    • Includeti pe toata lumea. Chiar daca unii oameni sunt la birou, tineti intalnirile de echipa in online, pentru a fi corecti cu toata lumea;
    • Reflectati asupra prejudecatilor si predispozitiilor. Intrebati-va: „Exista oameni in echipa mea carora nu le-am oferit atitudinea corecta si cum ar arata daca as face-o?”

Asa NU:

    • Sa fiti rigizi. Viitorul este imprevizil, iar toata lumea trebuie sa fie flexibila;
    • Ignorati semnele de stres de la echipa. Fiti empatici. Ajutati oamenii sa prioritizeze ceea ce este important;
    • Sa uitati de distractie. Cautati modalitati prin care sa va bucurati de interactiunea in echipa si aduceti ceva ludic in ziua de munca.

Voi sunteti pregatiti pentru a gestiona o echipa hibrid?

Ti-a placut articolul, ramai conectat cu noi

Doresc sa fiu contactat si sa primesc informari de marketing sau comerciale din partea Exploratist. Sunt de acord cu Termenii si Conditiile si Politica de Confidentialitate.
Articole similare
Cum poate o platforma de learning experience sa sustina procesul de transformare digitala?
Cum poate o platforma de learning experience sa sustina procesul de transformare digitala?

Exploratist si Aims Romania, companie de executive search si consultanta, au adus de curand pe piata romaneasca platforma de learning experience Games for Business Platforma multi premiata, Games...

Comunicare online: cum sa ai o prezenta puternica in interactiunile digitale
Comunicare online: cum sa ai o prezenta puternica in interactiunile digitale

Pandemia globala a redefinit interactiunile si partea de comunicare online asa cum le stiam La nivel mondial, zeci de milioane de angajati lucreaza de acasa pentru a pastra distantarea sociala Prin...

Cum sa gestionezi o echipa hibrid
Cum sa gestionezi o echipa hibrid

In timp ce multe companii traverseaza intoarcerea la birou intr-o forma sau alta, managerii isi pun problema cum sa gestioneze o echipa hibrid, in care angajatii se confrunta cu situatii foarte...

Training online: 5 motive pentru digitalizare si gamification
Training online: 5 motive pentru digitalizare si gamification

Companiile de astazi trebuie sa performeze intr-un ecosistem unde atat factorii sociali, cat si cei tehnologici se schimba intr-un ritm ametitor Echipele puternice raman cheia adaptarii si,...

Gandire critica pentru echipe antrenate, agile & performante
Gandire critica pentru echipe antrenate, agile & performante

In fiecare secunda suntem asaltati de multe informatii Deseori nu le trecem prin filtru propriu, desi ni se pare ca suntem logici in gandire si foarte priceputi sa analizam corect situatiile World...

Microlearning: cum sa inveti usor si distractiv
Microlearning: cum sa inveti usor si distractiv

Unul din lucrurile cu care se confrunta adesea companiile este optimizarea invatarii de skill-uri noi, precum si dezvoltarea aptitudinilor intr-un mod cat mai atractiv si care sa ofere rezultate de...

Program de diversity & inclusion in companiile din Romania
Program de diversity & inclusion in companiile din Romania

In tarile foste imperii colonialiste, unde setea de „cunoastere” a noilor teritorii si popoare gusta acum si reversul medaliei, diversitatea e o realitate vizibila in toate contextele...

Biasurile cognitive pot sabota diversitatea si incluziunea in companii
Biasurile cognitive pot sabota diversitatea si incluziunea in companii

Exista o relatie solida dintre diversitate in echipele executive si o performanta financiara superioara Doua rapoarte ale McKinsey & Company (2015, 2018) despre diversitate si incluziune arata...