Incertitudinile si trecerile bruste de la mediul offline la online timp de doi 2 ani de zile te-au determinat cu siguranta sa dezvolti noi modalitati de comunicare cu echipa ta sau sa gasesti strategii inedite de organizare a evenimentelor. Totul parea cat de cat clar si exista o stabilitate in desfasurarea programelor de lucru.
Acum, insa, pare ca majoritatea restrictiilor a disparut si va trebui sa ne intoarcem usor usor la viata care ni se pare ca fiind atat de indepartata. Venirea acestor schimbari aduce cu ea, totodata, si noi provocari pentru tine.
Va trebui sa initiezi alte metode prin care sa le oferi suport 100% angajatilor la locul de munca, dar si sa-i tii la curent si captivati pe clientii potentiali.
Pentru a-ti fi mai usor sa creezi un plan de organizare predictibil si care sa functioneze, ti-am pregatit mai jos o lista de trenduri in evenimentele digitale din 2022, impartita pe cele 3 categorii (online, hibrid si offline), dar si alte aspecte de care sa tii cont.
Format online:
O organizare exclusiv online a evenimentelor aduce beneficiile distantarii sociale si protejarii sanatatii tuturor participantilor. Cu toate acestea, necesita o atentie crescuta din partea ta pentru dezvoltarea unei platforme speciale destinate meeting-urilor online si chiar pentru pregatirea invitatiilor si livrabilelor catre participanti.
☞ inregistreaza-ti event-ul (transmiterea informatiilor nu trebuie sa se desfasoare neaparat live, uploadarea macar a unei mici parti din discutie este un bun indiciu pentru un client care vrea sa-ti aleaga serviciile sa pentru o echipa care are nevoie sa afle noutati din companie)
☞ creeaza atat continut vizual, cat si doar sonor (o combinatie a celor doua ii ajuta pe participanti sa retina mai bine informatiile prezentate)
☞ creeaza propriul canal de podcast (podcasturile au castigat mult teren in ultimul timp, fiind un bun mijloc de livrare a informatiilor catre receptori)
Format hibrid:
Evenimentele hibrid au fost de mare folos in acesti doi ani, cand reglementarile si normele de protectie sufereau schimbari peste noapte. Totusi, ele raman in continuare o solutie atunci cand vine vorba despre proiecte cu o audienta mare sau cand organizatia ta are nevoie de flexibilitate si costuri reduse. Desigur, riscurile unei astfel de organizari exista si ele, ca intotdeauna; numai ca acum, tehnologia a evoluat rapid intr-un timp scurt, ceea ce elimina multe dintre probleme.
☞ ofera-le participantilor o experienta similara (fie ca unii sunt in sala si altii acasa, cu totii au nevoie de aceeasi atentie); organizeaza un poll, un Q&A sesion prin care acestia sa raspunda in acelasi timp si raspunsurile sa fie vizibile)
☞ ia in considerare fusul orar (daca evenimentul se adreseaza unui numar mare de oameni si are loc pe o platforma unde acestia se pot conecta din toata lumea, ai grija la intervalele orare intre care se desfasoara, astfel incat sa fie accesibil pentru toata lumea; daca totusi nu poti ajunge la o cale de mijloc, precizeaza clar ora de inceput, pentru a nu exista neintelegeri)
Format offline:
Chiar daca evenimentele sunt cu prezenta fizica 100% in salile de conferinta, masurile de precautie, aparatura si diversele materiale n-au cum sa lipseasca.
☞ asigura-te ca toata lumea e in siguranta (fie ii rogi pe participanti sa prezinte un test sau certificatul de vaccinare, fie aranjezi sala in asa fel incat distanta sociala sa fie respectata – in functie de normele sanitare in vigoare)
☞ distribuie materiale cu informatii utile (cu siguranta participantii vor dori sa revizuiasca din lucrurile discutate la eveniment, asa ca poti imparti brosuri sau pliante cu informatiile cele mai importante pe care acestia sa le ia acasa)
☞ imbunatateste evenimentul prin utilizarea de echipamente performante (daca intalnirea este organizata intr-o sala mare, asigura-te ca explicatiile si materialele pot fi auzite si vazute clar chiar si de participantii care stau in spate)
Ce alte trenduri mai sunt utile?
☞ creativitatea castiga teren (aceasta poate lua cele mai neasteptate forme; dezvolta evenimente care sa cuprinda tematici si mijloace inedite de comunicare a speakerilor cu participantii, dar si de integrare a acestora in desfasurarea cursului; daca acesta este cu prezenta fizica completa, poti organiza o parte din eveniment in aer liber; daca evenimentul este online poti impartasi videouri scurte care sa raspunda intrebarilor specifice grupului respectiv)
☞ empatizeaza cu fiecare angajat/client (in era tehnologiei, compania ta nu trebuie sa livreze doar servicii, ci si emotii si aspiratii care sa-l impulsioneze pe client sa te aleaga; indiferent in ce scenariu iti organizezi evenimentul, iti recomandam sa vii in intampinarea nevoilor sale prin mijloace personale)
☞ personalizeaza fiecare experienta (atat pentru participanti, cat si pentru potentialii clienti este important sa aiba parte de un curs interactiv, creat special pe nevoile si cerintele lor; astfel, iti recomandam sa iei in calcul cateva metode prin care poti personaliza experienta fiecaruia, cum ar fi: newslatter-urile sau chestionarele de asteptari)
Asadar, ce trenduri alegi sa urmezi in acest an pentru a avea evenimente digitale inedite si captivante?
