Indiferent in ce mod se desfasoara evenimentul, acesta ofera propria sa experienta participantilor. Un lucru important de retinut este ca niciunul nu poate fi comparat cu celelalte doua. Modul de lucru, profesionalismul, eficienta si implicarea participantilor se regasesc printre factorii care le difera.
Prima sarcina si una dintre cele mai importante pe care trebuie sa o indeplinesti cu succes este sa alegi tipul de eveniment potrivit. El constituie baza peste care vei construi mai tarziu toate celelalte detalii.
Astfel, gandeste-te ce format este cel mai potrivit pentru desfasurarea sa: fizic (numarul persoanelor este limitat, costurile de inchiriere a salii si catering, amenajarea incaperii astfel incat distantarea sa fie respectata), online (numar nelimitat de persoane, fara costuri de inchiriere, dar investitie intr-o platforma de inalta calitate de streaming, poate fi si un eveniment international), hibrid (costuri vizavi de inchirierea salii, cat si a unei platforme de streaming, pregatirea facilitatorilor pentru sustinerea concomitenta a atentiei celor prezenti fizic, dar si a celor conectati virtual, asigurarea cateringului). Deci, tipul de activitati si obiectivele de la finalul evenimentului iti vor spune care mod de desfasurare este cel mai potrivit.
Daca te-ai decis pentru un eveniment de tip online sau hibrid, venim in ajutorul tau in continuare atat cu cateva sfaturi legate de organizare, cat si pentru cum sa mentii nivelul de engagement ridicat in ambele situatii.
Tips and tricks pentru orice eveniment care are o componenta online
Asigura-te ca set-up-ul este potrivit – Cand vorbim de un set-up, ne referim atat la suportul tehnic, cat si la resursele pe care le vei aduce in fata participantilor. In primul rand, e important sa alegi pentru transmiterea evenimentului o platforma care ofera posibilitatea de a interactiona cu publicul tau intr-un mod cat mai direct. Chat-ul nu este suficient, asa ca vei avea nevoie si de sondaje, chestionare, sectiuni de votare sau chiar de Q&A. In plus, toate acestea te vor ajuta la gestionarea intrebarilor primite in rubrica finala.
Daca le ai pe toate listate intr-un program, cum este Google Forms, nu vei avea cum sa omiti vreuna. Iti recomandam sa repeti explicatiile cu voce tare, astfel incat clarificarile sa ajunga la toata lumea.
Toata lumea are nevoie de interactiune – Indiferent in ce mediu se desfasoara evenimentul, asigura-te ca toata lumea se simte implicata. In cazul in care participantii trebuie sa indeplineasca o activitate de echipa, lasa-i sa-si aleaga singuri coechipierii. Daca cei prezenti fizic se pot grupa singuri, in online va fi nevoie sa crezi break-out room-uri unde acestia sa interactioneze individual fara a fi intrerupti.
Unul dintre scopurile principale pe care un om le are atunci cand decide sa participe la un eveniment cu multe persoane este acela de a se simti confortabil cu cei din jur. Acesta trebuie sa rezoneze, in principal, cu cei din echipa sa si sa nu fie judecat pentru parerile sau propunerile sale. Acest lucru le va ridica nivelul de productivitate, atentie si cooperare, dar si increderea in fortele proprii. Asa ca, daca cineva iti cere sa colaboreze cu o alta echipa, permite-i sa faca schimbarea.
Adu invitati speciali – Vrei ca evenimentul tau sa aiba si mai mult impact asupra participantilor? Sau vrei sa le arati ca exista si alte puncte de vedere pe care sa le ia in considerare de acum incolo? Atunci, cheama un speaker motivational sau o celebritate care sa raspunda eventualelor intrebari legate de tema evenimentului. De asemenea, acesta va mentine nivelul de engagement ridicat atat in sala, cat si prin intermediul ecranelor.
Primeste si da un feedback evenimentului – Pentru ca perspectiva sa fie obiectiva, noteaza de la inceputul evenimentului cateva dintre criteriile dupa care, la final, atat participantii, cat si tu il puteti evalua (sugestii: cat de utile au fost informatiile, cat de captivante au fost activitatile, cate metode de integrare s-au folosit si daca au dat roade). In plus, poti lasa o rubrica unde fiecare sa-si impartaseasca propriul punct de vedere legat de ce i-a placut si ce ar vrea sa imbunatateasca.
Retine, insa, ca nu trebuie sa vezi feedback-ul ca pe ceva negativ; scopul lui este de a te ajuta pe tine sa vezi ce faci bine si ce mai lipseste din organizarea evenimentului.
Webinarele, trainingurile, galele aniversare sau conferintele la care participa multe persoane sunt exemple de evenimente virtuale in care totul este livrat online. Asa ca, daca ai in vedere organizarea unui eveniment de acest tip, ti-am pregatit mai jos, pe langa resursele de set-up necesare, si cateva sfaturi punctuale:
Set-up necesar:
☞ sursa de internet stabila si puternica
☞ microfoane wireless
☞ sistem de sonorizare performant
☞ proiectoare
☞ lumini scenice
☞ cabluri de conectare
☞ camere video potrivite pentru aparitia mai multor persoane pe ecran
☞ videouri pregatite cu diverse explicatii care pot fi transmise in timp real
☞ design scenic in ton cu tema evenimentului
☞ platforma de streaming dedicata la cerere
Captiveaza-le atentia – Un continut captivant va spori intotdeauna productivitatea si atentia participantilor. Creeaza resurse video, foto sau chiar audio si fa corelatii cu diverse link-uri pe care participantii sa le acceseze de pe telefoanele lor.
Ofera premii la finalul evenimentului – Poti crea diverse sondaje sub forma de concurs la care publicul sa raspunda pe baza a ceea ce tocmai a fost discutat. Pentru o atentie mai ridicata din partea acestuia, anunta de la inceput ce ai in gand si lasa-i sa se ,,lupte” pentru premiul cel mare.
Incurajeaza interactiunea – Cam totul aici se bazeaza pe competitie si lucru in echipa. Asa ca, ofera-le sansa de a colabora intre ei si a concepe cel mai neobisnuit hashtag care sa descrie evenimentul. Apoi, supune la vot si alege-l pe cel mai bun. Acesta va deveni si noul simbol al evenimentului, iar fiecare va putea sa-l promoveze pe propria retea de socializare.
Tips and tricks pentru orice eveniment hibrid
Acesta combina avantajele unuia online cu o interactiune directa in siguranta. Daca pregatesti un astfel de eveniment, atunci este recomandat sa ai in vedere urmatoarele:
Set-up necesar:
☞ camere video potrivite pentru aparitia mai multor persoane pe ecran
☞ microfoane wireless
☞ sursa de internet stabila si puternica
☞ sistem de sonorizare performant
☞ cabluri de conectare
☞ mobilier pentru cei prezenti fizic (scaune, masute unde isi pot lua notite)
☞ materiale (brosuri, flyere)
Gestionarea unei echipe hibrid nu este intotdeauna usoara, pot exista neintelegeri si intamplari neprevazute in desfasurarea evenimentului. Coordonarea si implicarea tuturor participantilor din sala si din online este ceva provocator, asa ca, pe langa set-up-ul potrivit, ai nevoie si de:
Stabilirea obiectivelor clare – In momentul in care creezi schita evenimentului, iti recomandam sa adaugi si o rubrica noua in care sa notezi cateva dintre obiectivele care sa fie indeplinite atat de tine, cat si de participanti pana la final. Printre goal-urile tale se pot numara: distribuirea egala a atentiei, integrarea tuturor in discutii, explicarea conceptelor necunoscute si aducerea de clarificari noi de cate ori este nevoie. De asemenea, ii poti incuraja pe toti sa-si noteze la inceput asteptarile pe care le au de la eveniment si ceea ce vor sa afle, iar la final sa le bifeze pe cele indeplinite.
Oferirea materialelor – Ideea noastra este sa pregatesti brosuri cu punctele cheie discutate in eveniment, pe care sa le imparti apoi celor prezenti fizic si sa le trimiti pe mail celor din online. De asemenea, poti concepe kit-uri surpriza pentru castigatorii diverselor activitati.
