Pandemia globala COVID-19 a modificat radical modul in care se desfasoara evenimentele cu public mare. In acest context, o conferinta virtuala ramane una din cele mai bune solutii pentru a proteja sanatatea participantilor si a prezentatorilor.
Desi anumite conferinte se organizau online inainte de pandemie, foarte multi event manageri nu sunt inca familiarizati cu acest tip de evenimente.
Cheia succesului depinde de intelegerea diferitei dintre conferintele virtuale si intalnirile live traditionale. Speakerii principali trebuie sa fie constienti de acest lucru.
Iata mai jos 7 sfaturi care va pot ajuta sa aveti un eveniment reusit, fie ca vorbim de conferinte digitale la scara mare, fie de mici sesiuni de e-learning:
1. Daca puteti, alegeti video pentru conferinta virtuala
Chiar si atunci cand ai cei mai buni vorbitori, poate fi dificil sa mentii atentia audientei cu o singura prezentare. Majoritatea platformelor virtuale au optiunea de video, iar speakerii trebuie sa tina cont de acest aspect si sa o utilizeze.
Atunci cand publicul poate sa vada persoana care vorbeste, experienta este mult mai personala. Daca optiunea video nu este valabila, luati in calcul posibilitatea de a scurta orice sesiune mai mare de o ora. Astfel, veti mentine oamenii implicati pe intreaga prezentare.
2. Luati in calcul cea mai buna optiune audio disponibila
Un mod sigur de a pierde atentia audientei la un eveniment virtual este de a o supune la o calitate audio slaba. Daca participantii nu pot auzi vorbitorii clar si bine, acestia o sa dea volumul cat mai incet. Sau chiar se vor deconecta de la evenimentul virtual. Calitatea audio pentru un eveniment virtual poate fi impactata negativ de o varietate de factori:
- Calitatea microfonului vorbitorului;
- Platforma folosita pentru captarea audio (telefon mobil sau VOIP);
- Calitatea / conectivitatea retelei (pentru sunetul telefonului si VOIP).
Daca prezentatorul se afla intr-un loc unde nu are o conexiune buna, atunci o conexiune prin fir ar putea sa fie cea mai sigura optiune. Cand conectivitatea nu este problema, atunci o combinatie standard de casti si microfon va oferi sunetului o calitate mult mai buna. Cheia este sa testati diferite optiuni cu mult timp inainte de eveniment. Apoi, sa selectati varianta care ofera cea mai buna experienta audio pentru public.
3. Asigurati-va ca invitatii si-au personalizat prezentarile pentru un public online
Un discurs care functioneaza bine intr-un eveniment live s-ar putea sa nu fie perfect pentru o conferinta virtuala. Vorbitorii s-ar putea sa nu realizeze de la inceput, dar gesturile sau alte indicii vizuale pe care le folosesc live nu vor functiona in cadrul unui eveniment virtual.
Vorbitorii cu experienta in evenimentele virtuale vor utiliza materiale speciale pentru acest tip de ocazie. De exemplu, un slide care sa ajute la transmiterea informatiilor sau a emotiilor care in mod normal nu pot fi comunicate pe un suport digital.
4. Mentineti sesiunea interactiva
In functie de marimea publicului, gradul de interactivitate poate varia. Explicati publicului cum sa trimita intrebari prin intermediul platformei. Incurajati-i sa faca acest lucru, fie ca sunteti in sesiunea de Q&A de la sfarsitul prezentarii sau pe durata programului. Asigurati-va ca vorbitorii sunt cu ochii pe intrebari pe masura ce sunt transmise pentru a putea raspunde la ele pe parcursul discursului.
5. Faceti o verificare completa A/V si luati-o in serios
Majoritatea speakerilor pot efectua verificari A/V pentru evenimentele live chiar si in somn, fiind un exercitiu cu care sunt extrem de familiari. Dar acesta nu este cazul evenimentelor virtuale. Chiar daca vorbitorul a mai luat parte in trecut la sesiuni de evenimente virtuale, nu exista nicio garantie ca la urmatorul eveniment virtual o sa foloseasca aceasi platforma ca in trecut.
Marii vorbitori nu lasa nimic la intamplare atunci cand se pregatesc pentru eveniment, iar aceasta abordare este de ajutor mai ales in cadrul evenimentelor online. Verificati totul inainte – calitatea audio/ video, partajarea ecranului, mesageria privata intre gazda si vorbitor, audienta Q&A – si faceti aceasta verificare cu acelasi echipament si conexiune la internet pe care vorbitorul o va folosi in ziua evenimentului.
6. Faceti un plan in cazul in care intampinati probleme tehnice
Evenimentele live se desfasoara in medii bine controlate, unde tehnicienii A/V calificati supravegheaza intregul eveniment. Nu este cazul in cadrul conferintelor digitale, unde exista o serie de potentiale probleme tehnice. Conexiunea la retea este una dintre acestea, la care nimeni nu se gandeste in mod normal atunci cand participa la o intalnire face to face.
Faceti planuri de urgenta pentru orice problema tehnica ce ar putea sa apara pe perioada sesiunii. Spre exemplu, daca vorbitorii folosesc o prezentare, solicitati sa primiti slide-urile. In cazul in care vorbitorul pierde conexiunea la internet, gazda poate sa intervina si sa preia desfasurarea prezentarii.
7. Oferiti publicului materiale la finalul evenimentului
Exista o „experienta” incontestabila asociata cu evenimentele traditionale care este dificil de replicat intr-un mediu virtual. Oportunitatile de networking, energia din sala, chiar si emotia asociata calatoriei catre eveniment.
Pentru a imbunatati valoarea experientei pentru participantii remote, oferiti-le ceva tangibil de la fiecare vorbitor in parte. Poate fi un cupon pentru o copie digitala a cartii scrise de vorbitor sau chiar un rezumat al punctelor cheie. Este posibil ca acestea sa nu fie un inlocuitor perfect pentru experienta live, dar contribuie la crearea unor impresii favorabile legate de conferinta virtuala.
Evenimentele virtuale pot fi straine pentru unii organizatori. Insa, daca sunt executate corect, pot fi la fel de reusite si interactive ca cele din mediul offline. Important este sa va concentrati fara incetare pe calitatea experientei audientei dvs.
Cu un continut reusit, dar si cu livrarea potrivita, puteti ridica publicul in picioare. Fie ca se afla in confortul propriei case sau la birou.
